W Samorządzie Rejonu Wileńskiego wdrożono innowacyjne rozwiązania z zakresu zarządzania finansami oraz danymi

Projekt miał na celu optymizację pracy Samorządu, zapewnienie efektywności działalności urzędu poprzez udoskonalenie wewnętrznego systemu zarządzania. Zrealizowany program zapewni efektywność działalności urzędu.

Do tej pory w Samorządzie nie były stosowane systemy zarządzania działalnością, dokumentami lub finansami. W urzędzie zatrudnionych jest około 500 osób, dlatego wady systemów nie pozwalały na efektywne wykorzystanie zasobów materialnych, finansowych czy ludzkich.

Projekt miał również na celu doskonalenie procesów działalności Samorządu, szczególna uwaga była poświęcona bardziej efektywnemu zarządzaniu przepływem informacji oraz dokumentacją, optymizacji wewnętrznych procesów i operacji, doskonaleniu procesu podejmowania decyzji, systemowi zarządzania finansami etc.

W trakcie realizacji projektu zbudowano bezpieczną infrastrukturę, która zapewnia efektywne działanie systemów oraz efektywną wzajemną komunikację pomiędzy Samorządem a gminami. Grupą docelową projektu są pracownicy administracji Samorządu oraz gmin. Dzięki nowemu systemowi wzrośnie wydajność pracowników, udoskonalony zostanie przebieg procesów.

Wdrożenie systemu zarządzania finansami zapewnia przejrzystą, dokładną i poprawną ewidencję dochodów, a także zarządzanie, korzystanie oraz dysponowanie mieniem Samorządu.

Z kolei system zarządzania dokumentami był niezbędny, ponieważ przedtem dokumenty oraz cała informacja związana z ich zarządzaniem przechowywane były w formie papierowej. W przypadku zmiany pracowników, pożaru lub podobnych nieszczęść istniało ryzyko utraty dokumentów. Dodatkowo zarządzanie przepływem informacji bez systemu było dość skomplikowane. Wdrożeniu systemu pozwoliło na bardziej efektywne zarządzanie przepływem dokumentów oraz informacji, udoskonalenie wewnętrznych procesów i operacji.

System zarządzania działalnością ma dopomóc w rozwiązywaniu wielu istniejących problemów: zapewni kontrolę zarządzania projektami, zadaniami oraz planowaniem strategicznym, zoptymalizuje obciążenie personelu, pozwoli na bardziej efektywne planowanie zasobów ludzkich, zapewni należyte wykonywanie zleceń.

Około 300 pracowników wzięło udział w specjalnych szkoleniach, w trakcie których zostali oni zapoznani ze specyfiką pracy w nowym, bardziej nowoczesnym trybie.

W Samorządzie Rejonu Wileńskiego wdrożono innowacyjne rozwiązania informatyczne spółek „EMC” oraz „Oracle”.

Projekt finansowany jest na podstawie Programu Rozwój Zasobów Ludzkich.